Zettel, Excel oder App: Womit schreibe ich meine Arbeitszeit auf?
Arbeitszeit Zuletzt geprüft:
Kurz gesagt: Das beste Werkzeug ist das, das du jeden Tag wirklich benutzt. Wichtig ist nicht, ob du Papier, Excel oder eine App nimmst, sondern dass du zeitnah einträgst, Änderungen sichtbar bleiben und deine Daten nicht verloren gehen.
Gleich vorweg, damit es fair bleibt: Diurano ist unsere eigene App. Dieser Vergleich soll dir trotzdem helfen, egal wofür du dich entscheidest.
Vier Fragen, auf die es ankommt
- Trägst du wirklich zeitnah ein? Eine Notiz vom selben Tag ist viel glaubwürdiger als eine Liste, die du am Monatsende aus dem Gedächtnis schreibst.
- Bleiben Änderungen sichtbar? Wenn du etwas korrigierst, sollte man sehen, was vorher dastand und warum es geändert wurde.
- Bekommst du die Daten wieder heraus? Als Ausdruck, PDF oder Datei, die auch andere lesen können.
- Was passiert bei Verlust? Handy kaputt, Heft weg, Datei gelöscht: Gibt es eine Kopie?
Der Vergleich
| Papier | Tabelle (Excel o. ä.) | App | |
|---|---|---|---|
| Schnell eintragen | Stift und Heft, aber bei vielen Pausen viel Schreibarbeit | Am Handy oft umständlich | Meist am schnellsten |
| Rechnen | Selbst rechnen | Formeln helfen, Fehler setzen sich aber fort | Rechnet automatisch, Einstellungen trotzdem prüfen |
| Änderungen sichtbar | Alten Wert durchstreichen, neuen danebenschreiben | Alte Werte werden leicht überschrieben | Je nach App sehr unterschiedlich |
| Weitergeben | Kopie oder Scan | Ausdruck oder Datei | Je nach App PDF oder Export |
| Datenschutz | Bleibt bei dir | Bleibt bei dir, wenn lokal gespeichert | Bei vielen Apps landen die Daten auf fremden Servern |
| Verlust | Kopie machen | Kopie außerhalb des Geräts | Sicherung prüfen |
| Kosten | Fast nichts | Oft kostenlos | Kostenlos bis Abo |
Papier: einfach und unterschätzt
Ein kleines Heft in der Tasche funktioniert ohne Akku und ohne Internet. Wichtig: nichts wegradieren. Streich falsche Werte so durch, dass man sie noch lesen kann, und schreib den richtigen Wert mit Datum daneben. Mach regelmäßig ein Foto der Seiten als Sicherung.
Tabelle: gut zum Rechnen, schwach bei Änderungen
Eine Tabelle rechnet dir Summen und Überstunden aus. Zwei Fallen gibt es:
- Zeitformat: 7:30 Stunden sind nicht 7,30 Stunden. Mehr dazu in Arbeitszeit in Stunden und Minuten berechnen.
- Überschreiben: In einer Tabelle sieht man nicht, was vorher dastand. Leg für Korrekturen eine eigene Spalte mit altem Wert, Datum und Grund an.
App: bequem, aber genau hinschauen
Eine App ist meist am schnellsten, gerade unterwegs. Prüfe vor der Wahl:
- Wo liegen die Daten? Viele Apps speichern deine Arbeitszeiten auf Servern des Anbieters. Bei Daten, die du vielleicht einmal gegen deinen Arbeitgeber brauchst, ist das eine wichtige Frage.
- Bleiben Änderungen sichtbar? Oder kann man Einträge einfach still überschreiben?
- Bekommst du deine Daten heraus? Kostenlos und in einem lesbaren Format?
- Zieht die App Pausen automatisch ab? Dann hast du das gleiche Problem wie mit dem System im Betrieb.
Wichtig, egal womit
- Deine eigene Aufzeichnung ersetzt nicht die Zeiterfassung deines Arbeitgebers. Mehr dazu in Muss mein Arbeitgeber meine Arbeitszeit erfassen?
- Kein Werkzeug garantiert dir etwas vor Gericht. Am Ende zählt, ob deine Angaben glaubwürdig und vollständig sind.
- Für Überstunden zählen nicht nur Uhrzeiten, sondern auch der Anlass. Siehe Überstunden nachweisen.
Warum wir Diurano so gebaut haben
Diurano hat keine Internet-Berechtigung und kein Konto. Deine Zeiten bleiben auf deinem Handy, bis du sie selbst teilst. Jeder Eintrag wird nur angehängt, Korrekturen brauchen eine Begründung und bleiben sichtbar, und eine Prüfkette zeigt zusammen mit einem regelmäßig gesicherten Prüfwert, ob nachträglich etwas verändert wurde. Pausen werden nie automatisch abgezogen. Für eine Sicherung beim Handywechsel gibt es eine Vollsicherung.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Pflicht des Arbeitgebers zur Zeiterfassung)
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21 (Darlegung von Überstunden)