Muss mein Arbeitgeber meine Arbeitszeit erfassen?

Kurz gesagt: Ja. Dein Arbeitgeber muss ein System einführen, mit dem deine tägliche Arbeitszeit erfasst wird: Beginn, Ende und Dauer, auch die Überstunden. Er darf das Eintragen an dich übertragen, bleibt aber verantwortlich. Deine eigene Liste ersetzt dieses System nicht, ist aber eine wichtige Absicherung für dich.

Woher kommt die Pflicht?

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz. Vorher hatte schon der Europäische Gerichtshof 2019 so geurteilt.

Der Grund ist dein Gesundheitsschutz. Ohne echte Zeiten lässt sich nicht kontrollieren, ob Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ein Dienstplan reicht dafür nicht, denn er zeigt nur, wann du arbeiten solltest.

Die Pflicht gilt schon jetzt. Dein Arbeitgeber darf nicht auf ein neues Gesetz warten.

Muss das elektronisch sein?

Stand November 2026: noch nicht zwingend. Papier, eine Tabelle oder eine App können reichen, wenn die Zeiten verlässlich erfasst werden. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit einer grundsätzlich elektronischen Erfassung ist geplant. Ein Entwurf liegt vor, beschlossen ist sie aber noch nicht. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald sich das ändert.

Für viele Branchen gilt schon länger eine strengere Pflicht

Unabhängig davon gibt es seit 2015 eine besondere Pflicht aus dem Mindestlohngesetz. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufschreiben und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das gilt:

• für Minijobs (außer im Privathaushalt)
• für bestimmte Branchen, unter anderem Gastronomie und Hotels, Bau, Gebäudereinigung, Spedition, Transport und Logistik, Personenbeförderung, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Messebau und Fleischwirtschaft

Arbeitest du in einem dieser Bereiche, muss es also auf jeden Fall Aufzeichnungen über deine Arbeitszeit geben.

Du stempelst, der Arbeitgeber ist verantwortlich

Dein Arbeitgeber darf festlegen, dass du deine Zeiten selbst einträgst, am Terminal, in einer App oder auf Papier. Das ist erlaubt. Er muss aber dafür sorgen, dass das System funktioniert und die Regeln eingehalten werden. „Trag deine Stunden halt selbst ein“ nimmt ihm die Verantwortung nicht ab.

Kläre im Alltag am besten vier Dinge:

1. Wo trage ich meine Zeiten ein?
2. Wie erfasse ich meine echten Pausen?
3. Wie melde ich einen Fehler?
4. Wer kümmert sich um Korrekturen?

Fällt das System aus, schreib deine Zeiten zeitnah selbst auf und frag nach dem Ersatzweg.

Gilt das für alle?

Grundsätzlich für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für leitende Angestellte im Sinne des Gesetzes. Ein Titel wie „Teamleitung“ macht dich aber noch nicht dazu. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen die Zeiten erfasst werden. Du bestimmst nur selbst, wann du arbeitest.

Warum deine eigene Liste trotzdem wichtig ist

Die betriebliche Erfassung gehört deinem Arbeitgeber. Du siehst nicht immer, was dort steht, ob etwas korrigiert wurde und wie gerechnet wird. Eine eigene, zeitnahe Aufzeichnung hilft dir,

• Fehler im Stundenzettel zu finden,
• automatische Pausenabzüge zu erkennen,
• im Streitfall deine Arbeitszeit darzulegen.

Wie du am besten vergleichst, steht in Stundenzettel stimmt nicht. Und warum für die Bezahlung von Überstunden mehr nötig ist als Uhrzeiten, liest du in Überstunden nachweisen.

Gibt es gar keine Zeiterfassung?

Sprich es zuerst sachlich an. Gibt es einen Betriebsrat, kann er sich um die Einführung kümmern. Hilft das nicht, ist die Arbeitsschutzbehörde deines Bundeslands zuständig, in Bayern zum Beispiel das Gewerbeaufsichtsamt. In Branchen mit Pflicht nach dem Mindestlohngesetz kontrolliert außerdem der Zoll. Bis dahin: Schreib deine Zeiten selbst auf, am besten noch am selben Tag.

Wie Diurano dabei hilft

Diurano ist dein eigenes Protokoll, unabhängig vom Betrieb. Es ersetzt nicht die Zeiterfassung deines Arbeitgebers, gibt dir aber eine zweite, glaubwürdige Spur: Jeder Eintrag wird angehängt, nichts lässt sich still ändern, und Nachträge sind immer als solche erkennbar.

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung)
• § 3 Arbeitsschutzgesetz: Grundpflichten des Arbeitgebers
• § 17 Mindestlohngesetz: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: betroffene Branchen
• § 18 Arbeitszeitgesetz: Nichtanwendung des Gesetzes
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung