Überstunden nachweisen: Was du dafür wirklich brauchst
Überstunden Zuletzt geprüft:
Kurz gesagt: Schreib nicht nur auf, wann du gekommen und gegangen bist. Notiere auch, warum es länger ging und wer das wollte oder wusste. Denn für die Bezahlung von Überstunden musst du im Streitfall zwei Dinge zeigen: dass du länger gearbeitet hast und dass der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist.
Zwei Dinge musst du zeigen können
Das Bundesarbeitsgericht verlangt für die Bezahlung von Überstunden grundsätzlich:
- Dass du länger gearbeitet hast. Also an welchen Tagen, von wann bis wann.
- Dass der Arbeitgeber dahintersteht. Das ist der Teil, an dem viele scheitern.
Dass dein Arbeitgeber selbst verpflichtet ist, die Arbeitszeit zu erfassen, ändert daran nach Ansicht des Gerichts nichts. Deine eigene Notiz bleibt also wichtig.
Vier Wege, wie der Arbeitgeber „dahintersteht“
Es reicht, wenn einer davon zutrifft:
| Weg | Was das bedeutet | Was du aufschreibst |
|---|---|---|
| Angeordnet | Jemand hat die Mehrarbeit verlangt | Wer, wann, wie (mündlich, Chat, Mail) und wie viel |
| Gebilligt | Jemand hat die Stunden hinterher genehmigt | Welche Stunden, wann und wie bestätigt |
| Geduldet | Der Arbeitgeber wusste von den Überstunden und hat weitere zugelassen | Wann er davon erfahren hat und was danach passiert ist |
| Nötig | Die Arbeit war in der normalen Zeit nicht zu schaffen | Welche Aufgabe, welche Vorgabe, was dazwischenkam |
Dass du einfach länger da warst, reicht nicht. Und eine Bitte unter Kollegen ist noch keine Anordnung des Arbeitgebers.
So sieht eine gute Notiz aus
Mittwoch, 21.10.: Geplant 8:00 bis 16:30 Uhr, Pause 12:00 bis 12:30 Uhr. Tatsächlich bis 17:15 Uhr gearbeitet. Um 16:15 Uhr hat Teamleitung Sara im Team-Chat geschrieben, dass die Lieferung für Firma X heute noch raus muss. Chat-Nachricht gespeichert. Notiz geschrieben um 17:25 Uhr.
Damit ist klar: wie lange, warum und wer es angeordnet hat. Und weil die Notiz am selben Tag entstanden ist, wirkt sie glaubwürdig.
Das Beispiel ist erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein paar Regeln für deine Notizen:
- Am selben Tag schreiben. Je später, desto weniger glaubwürdig.
- Konkret statt allgemein. „Viel zu tun“ erklärt nichts. „Kollegin krank, Inventur allein gemacht“ schon.
- Ehrlich bleiben. Wenn du dir bei einer Uhrzeit unsicher bist, schreib das dazu.
- Änderungen sichtbar machen. Streich nichts weg, sondern ergänze mit Datum.
Diese Unterlagen helfen zusätzlich
| Unterlage | Was sie zeigen kann | Was sie allein nicht zeigt |
|---|---|---|
| Dienstplan | Was geplant war | Wie lange du wirklich gearbeitet hast |
| Nachricht oder Mail vom Vorgesetzten | Dass Mehrarbeit verlangt wurde | Ob du durchgehend gearbeitet hast |
| Vom Chef abgezeichneter Stundenzettel | Dass er die Zeiten kannte und gebilligt hat | Ob die Überstunden bezahlt werden müssen |
| Bestätigte Zeitkorrektur | Dass ein bestimmter Tag geändert wurde | Dass auch Geld fließt |
| Kollegin oder Kollege, die es mitbekommen haben | Was sie selbst gesehen haben | Den ganzen Tag |
Ein abgezeichneter Stundenzettel ist besonders wertvoll. Das Bundesarbeitsgericht hat 2019 entschieden, dass vom Vorgesetzten bestätigte Zeiten als Billigung der Überstunden gelten können.
Was du nicht tun solltest
- Keine heimlichen Tonaufnahmen. Das ist in Deutschland strafbar.
- Keine fremden Daten sammeln. Kunden-, Patienten- oder Firmenunterlagen gehören nicht auf dein privates Handy. Notiere nur, worum es ging.
- Nichts erfinden oder aufrunden. Eine einzige falsche Angabe kann alle anderen unglaubwürdig machen.
Und dann?
Sprich Abweichungen möglichst zeitnah an und bitte darum, die Stunden zu bestätigen oder auszugleichen. Wichtig: Eine Notiz ist noch keine Forderung. Steht in deinem Vertrag eine Ausschlussfrist, musst du deine Überstunden innerhalb dieser Frist beim Arbeitgeber einfordern, meist in Textform, also zum Beispiel per Mail. Wie das geht, steht in Ausschlussfristen: Warum Überstunden verfallen können.
Ob dir am Ende Geld, Freizeit oder ein Zuschlag zusteht, hängt von deinem Vertrag und einem möglichen Tarifvertrag ab. Bei Gehältern über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gibt es zum Beispiel oft keinen Anspruch auf extra Bezahlung. Geht es um viele Stunden oder um Geld, lass dich beraten, etwa bei deiner Gewerkschaft oder einer Fachanwältin für Arbeitsrecht.
Wie Diurano dabei hilft
Liegt deine Woche über dem Soll, fragt Diurano nach dem Gehen kurz nach: Wer hat die Mehrarbeit veranlasst, warum, und wer war dabei? Alles ist freiwillig und in Sekunden erledigt. Fotos von Nachrichten oder Dienstplänen hängst du direkt an den Tag. Und den Stundenzettel kannst du dir vom Chef bestätigen lassen und das gleich in der App festhalten.
Quellen
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21 (Voraussetzungen für Überstundenvergütung, trotz Erfassungspflicht)
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 10.04.2013, 5 AZR 122/12 (angeordnet, gebilligt, geduldet, notwendig)
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 26.06.2019, 5 AZR 452/18 (abgezeichnete Zeiten als Billigung)
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 22.02.2012, 5 AZR 765/10 (keine Vergütungserwartung bei Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze)
- § 612 BGB: Vergütung
- § 201 Strafgesetzbuch: Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes