Pause automatisch abgezogen, aber durchgearbeitet: Was jetzt?

Kurz gesagt: Ein automatischer Pausenabzug beweist nicht, dass du Pause gemacht hast. Schreib noch am selben Tag auf, wann du gearbeitet hast und was du in der Pausenzeit erledigt hast. Dann sprich es sachlich an. Geld gibt es dadurch nicht automatisch. Ohne eigene Notiz hast du später aber kaum eine Chance.

Worum geht es?

Viele Zeiterfassungen ziehen jeden Tag automatisch 30 Minuten Pause ab. Das ist praktisch, solange du die Pause wirklich machst. Schwierig wird es, wenn du durcharbeitest, weil die Ware kommt, jemand krank ist oder die Station voll ist. Dann zeigt das System eine Pause, die es nie gab.

Ein Beispiel

Mira arbeitet im Lager. Am Dienstag fängt sie um 7:00 Uhr an und geht um 15:00 Uhr. Um 12:00 Uhr kommt eine große Lieferung, die sie bis 12:30 Uhr einräumt. Eine Pause macht sie an diesem Tag nicht. Das System zieht trotzdem 30 Minuten ab.

Eine halbe Stunde klingt nach wenig. An 20 Arbeitstagen sind das aber 10 Stunden im Monat.

Übrigens geht es dabei nicht nur ums Geld. Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, muss laut Arbeitszeitgesetz mindestens 30 Minuten Pause machen. Die ausgefallene Pause ist also auch eine Frage deiner Gesundheit.

Das Beispiel ist erfunden und dient nur der Veranschaulichung.

Das schreibst du am besten auf

Am besten noch am selben Tag, kurz und konkret:

• Datum, Beginn und Ende deiner Arbeit
• Ob du Pause hattest. Wenn nicht, schreib ausdrücklich „keine Pause“. Wenn sie kurz war, schreib von wann bis wann.
• Was du in der Pausenzeit gemacht hast, zum Beispiel „Lieferung eingeräumt“
• Warum die Pause ausgefallen ist und wer davon wusste, zum Beispiel „Schichtleitung um 12:00 Uhr: Lieferung geht vor“
• Was das System anzeigt, zum Beispiel „30 Minuten automatisch abgezogen“

Drei Dinge solltest du dabei beachten:

1. Erfinde nichts. Bist du dir unsicher, schreib es dazu, etwa „ungefähr 12:10 bis 12:20 Uhr, nicht sicher“.
2. Keine fremden Daten. Namen von Patienten, Kunden oder Gästen gehören nicht in deine Notiz.
3. Keine heimlichen Tonaufnahmen. Gespräche heimlich aufzunehmen ist in Deutschland strafbar.

So sprichst du es an

Konkret wirkt besser als „Die Pausen stimmen nie“. Du kannst diese Vorlage anpassen:

Hallo [Name], am Dienstag, 20.10., hat das System bei mir 30 Minuten Pause abgezogen. Ich habe an dem Tag von 7:00 bis 15:00 Uhr durchgearbeitet, auch von 12:00 bis 12:30 Uhr, da habe ich die Lieferung eingeräumt. Kannst du die Zeit bitte korrigieren? Und wie kann ich meine Pause in Zukunft wirklich nehmen?

Schick die Nachricht schriftlich, per Mail oder Messenger, und heb die Antwort auf.

Kommst du so nicht weiter, helfen dir der Betriebsrat, falls es einen gibt, deine Gewerkschaft oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht. Fallen Pausen bei euch regelmäßig aus, ist auch die Arbeitsschutzbehörde deines Bundeslands zuständig, in Bayern zum Beispiel das Gewerbeaufsichtsamt.

Was sagt das Gericht?

Das Bundesarbeitsgericht hat im Februar 2025 über einen ähnlichen Fall entschieden. Eine Ärztin in Teilzeit hatte aufgeschrieben, wann sie gearbeitet hat und welche Pausen sie wirklich hatte. Die Klinik hatte die Pausen automatisch abgezogen.

Das Gericht sagte: Ein automatischer Abzug ersetzt nicht die Angabe, wann eine Pause tatsächlich genommen wurde. Hat die Beschäftigte ihre Zeiten konkret aufgeschrieben, muss der Arbeitgeber genauso konkret antworten. Er kann sich nicht einfach auf den Systemabzug berufen.

Zwei Dinge sagt das Urteil aber nicht:

• Der automatische Pausenabzug ist nicht verboten.
• Die Ärztin hat ihr Geld nicht sofort bekommen. Der Fall ging zur weiteren Prüfung zurück an das Landesarbeitsgericht.

Für die Bezahlung von Mehrarbeit kommt es außerdem darauf an, ob der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder ob sie nötig war, um die Arbeit zu schaffen. Deshalb ist die Frage „Wer wusste davon?“ in deiner Notiz so wichtig.

Achtung, Fristen

In vielen Arbeitsverträgen steht eine Ausschlussfrist. Dann musst du Ansprüche innerhalb weniger Monate schriftlich beim Arbeitgeber geltend machen, sonst verfallen sie. Eine private Notiz reicht dafür nicht. Schau in deinen Vertrag, und wenn es um viele Stunden geht, lass dich rechtzeitig beraten.

Wie Diurano dabei hilft

Diurano zieht nie automatisch eine Pause ab. Eine Pause steht nur dann im Protokoll, wenn du sie wirklich stempelst. Ging es länger, notierst du direkt, warum und wer es angeordnet hat. Und weil nichts still geändert werden kann, bleibt dein Protokoll glaubwürdig.

Quellen

• § 4 Arbeitszeitgesetz: Ruhepausen
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 12.02.2025, 5 AZR 51/24 (automatischer Pausenabzug, Klinikfall)
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21 (Voraussetzungen für die Bezahlung von Überstunden)
• § 201 Strafgesetzbuch: Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes